Technicien·ne en Gestion Administrative H/F - Service Public

Mission du poste

Assurer la gestion quotidienne du secrétariat :

- du Département Universitaire de Gériatrie et Biologie du Vieillissement et Département de Physiologie (Médecine-UFR3S)

- de la nouvelle Unité de Recherche BioPrev UMR 1352

Activités principales et associées

Les activités sont réparties comme suit : 70% consacré à BioPrev U1352 et 30% consacré au Département Universitaire de Gériatrie et Biologie du Vieillissement et au Département de Physiologie.

A) BioPrev U1352
- Suivi des budgets (7 contrats recherches, 1 dotation universitaire et 1 dotation INSERM).
Commandes de fonctionnement et d'investissement, gratifications des stagiaires, gestion des missions des agents de l'Unité.
- Gestion des stagiaires recherche : collège, lycée, BTS, L3, Master 1, Master 2, Doctorants, Post-Doctorants (conventions, badges, accès divers aux plateformes, création de mails...)

- Gestion des réunions de CoDir et d'Unité (2 réunions par semaine, réservation des salles, élaboration de l'Ordre du Jour, envoie de mails...) gestion ponctuelles d'autres réunions (réunions Work Package...)
- Gestion des paiements de plateformes utilisées par BioPrev (EOPS animalerie, MP-SA)
- Missions ponctuelles autour de BioPrev (contact avec l'INSERM, etc...)
- Réception des colis de commande.

B) Département universitaire
1/ Gestion depuis la PASS jusqu'en MED6 (1er et 2ème cycles)
- agenda et examens, ED, ECOS, APP
- relances-rappels-ajustements
2/ Gestion des DES de Gériatrie (3ème cycle)
- programmation des cours hebdomadaires en lien avec les enseignants
- gestion des évaluation Régionales, InterRegionales et Nationales
- réservation des salles
- relances-rappels-ajustements
3/ Gestion de la Formation Médicale Continue: DU : AUEC Bien Vieillir, DIU Médecine des Personnes âgées, DU Médecin Coordonnateur, DU Psycho-Gériatrie, DU Longévité et Vieillissement
- pré-inscriptions
- gestion de la programmation des cours avec les enseignants
- réservation des salles
- relances-rappels-ajustements

- Savoir appliquer les procédures administratives et la réglementation en vigueur.
- Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs.
- Savoir utiliser les outils de communication : messagerie, réseau relationnel (composition de l'équipe, correspondant Interne et Externe, circuit des informations).

- Savoir utiliser le Pack Office.
- Savoir utiliser SIFAC (Université de Lille) et SIFAC+ (INSERM).
- Savoir utiliser les applications sur l'ENT (ixParapheur, réservation de salle, zoom, evento...).
- Messagerie Zimbra

- Faire preuve d'organisation et de rigueur
- Etre réactif(ve), disponible
- Savoir travailler en équipe
- Sens des relations humaines

• Programmation
• eCos
• Pack Office
• Sifac
• Zimbra
• Réactivité
• Procédures administratives
• Gestion administrative
• Gériatrie