Chargé de Scolarité H/F - Institut Catholique de Lille

Un poste de chargé de scolarité est à pourvoir au sein de la Faculté de Droit. Vos missions seront les suivantes :Accueil et interface avec l'extérieur * Accueillir, renseigner et orienter des personnes. * Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques.Accompagnement des étudiantsGérer les absences : * Assurer le suivi et la gestion des absences * Contrôler le bon déroulement des cours et repositionner les cours en cas d'absence de l'enseignant.Assurer les relations étudiantes : * Apporter une réponse aux étudiants pour toutes questions relatives à leurs études. * Transmettre/ diffuser les informations liées à la scolarité auprès des étudiants. * Préparer et organiser divers événements liés aux étudiants.Gestion des examens * Planifier les examens, les soutenances, les jurys et les rattrapages. * Editer les bulletins et tableaux de jury de délibération. * Vérifier, diffuser auprès des étudiants et archiver les relevés de notes. * Assurer la confidentialité liée aux examens et jurys.Gestion de la scolarité/programmes * Encoder et mettre à jour les maquettes pédagogiques. * Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications. * Prendre en charge la gestion et les choix des matières optionnelles des étudiants. * Gérer les modifications et évolution des choix. * Affecter les étudiants à leur filière. * Affecter les étudiants aux cours à la carte, faire le lien avec les facultés/entités. * Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules. * Participer au paramétrage du système ERP. * Réaliser des tests et vérifier les paramétrages sur le système ERP. * Réaliser le paramétrage associé aux matières à repasser pour les redoublants. * Encoder les notes d'examen.Assurer la gestion logistique de la scolarité : * Recueillir les besoins et gérer la réservation du matériel et des salles. Assurer la gestion administrative de la scolarité : * Participer à la réalisation et vérifier le calendrier universitaire. * Créer les emplois du temps et les saisir dans l'outil dédié pour la réservation des salles * Mettre à jour, classer et archiver les documents administratifs et dossiers des étudiants. * Assurer un reporting régulier de ses activités. * Participer au partage d'informations. * Repérer et alerter le responsable pédagogique et/ou les interlocuteurs concernés de toutes dérives, difficultés ou dysfonctionnements rencontrés. * Appliquer les procédures liées à la scolarité * Formation supérieure de niveau Bac +2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente. * Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité. * Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).Compétences relationnelles et travail en équipe * Travailler efficacement en binôme et en équipe : communication fluide, partage d'informations et esprit positif * Assurer un accueil de qualité et interagir avec différents interlocuteursOrganisation et gestion des situations complexes * Gérer des flux importants en faisant preuve de rigueur, d'organisation et de réactivité * Être capable de prioriser, multitâche et s'adapter à un environnement dynamique sans routineQualités personnelles et compétences complémentaires * Niveau d'anglais B2 * Adhésion aux valeurs de la faculté

Experience: 2 An(s)Compétences: Expliquer et faire respecter les règles et procédures,Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifsQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Enseignement supérieur

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Anglais
• Travail en équipe
• Archivage des données
• Excel
• Word
• PowerPoint
• Réactivité