Secrétaire de Direction - Référent RH H/F - Pole Deficience Visuelle

Au sein du Pôle Déficiences Visuelles, le/la secrétaire de direction et référent RH poursuit les missions spécifiques suivantes :
- Secrétariat de direction :
- Gestion proactive des agendas de la direction : planification de rendez-vous et réunions, anticipation des échéances clés, organisation logistique des réunions ;
- Communication de la direction : gérer les appels téléphoniques, les e-mails et le courrier de la direction, veiller à la confidentialité et la précision des données, assurer le traitement et la circulation de l'information, filtrer et prioriser les sollicitations internes et externes, rédiger des courriers, notes, rapports, présentations et d'autres documents institutionnels, procéder à l'affichage obligatoire, contribuer à l'image professionnelle de la direction ;
- Support administratif : fournir un soutien administratif complet à l'équipe de direction du Pôle. Cela inclut la préparation de dossiers, la recherche et la consolidation d'informations nécessaires à la prise de décision, la mise en forme de documents, l'archivage et le classement de documents ;
- Appui à la coordination de l'équipe de direction : suivre les décisions prises et effectuer des relances si nécessaire, être l'interface entre la direction / les équipes et les partenaires externes, apporter un soutien dans la gestion des projets transversaux ;
- Organisation de voyages et d'évènements : coordonner les déplacements professionnels de la direction ou aider à l'organisation d'événements institutionnels ;
- Support logistique : fournir un soutien logistique complet à l'équipe de direction du Pôle. Cela inclut la gestion des commandes et la réservation des salles du bâtiment ;
- Accueil de l'établissement : assurer des missions d'accueil (standard, entrées/sorties, réservation de véhicules.).
- Référence ressources humaines :
- Recrutement et embauche : rédiger et diffuser des offres d'emploi, participer à l'organisation des recrutements ;
- Intégration des nouveaux salariés : Assister la direction des ressources humaines dans la préparation des contrats de travail, organiser les sessions d'accueil et accompagner les nouveaux employés sur les procédures institutionnelles et RH ;
- Départ des salariés : soutenir la direction des ressources humaines dans la préparation des fins de contrats de travail, organiser les différents départs ;
- Gestion administrative du personnel : gérer les dossiers du personnel, suivre les temps de travail, congés et arrêts maladie, préparer les éléments de variables de paie, coordonner et suivre les entretiens professionnels et annuels, et toute mission relative à la gestion administrative du personnel, assurer la mise à jour de l'ensemble du SI RH ;
- Médecine du travail : être l'interlocuteur privilégié du Pôle Santé Travail concernant le suivi médical des salariés du Pôle ;
- Formation et développement : participer à l'identification et au recueil des besoins en formation, organiser les différentes sessions de formation continue et suivre le développement des compétences des salariés, gérer les formations sur le plan administratif ;
- Dialogue social : participer à la campagne des élections sociales, soutenir la direction dans ses relations avec les instances représentatives du personnel ;
- Conformité légale : assurer que l'entreprise respecte toute les lois et réglementations en matière de travail, de santé et de sécurité ;
- Développement RH : participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre des politiques et stratégies RH, telles que la gestion des talents et les avantages sociaux.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique