Assistant de Direction Departementale H/F - 59

La délégation départementale du Nord est chargée de piloter la déclinaison opérationnelle de cette stratégie régionale sur son territoire. Le travail avec les acteurs et opérateurs du territoires (élus, professionnels de santé, structures, associations, citoyens...) doit pouvoir se concevoir et se mettre en oeuvre en dépassant les éventuelles contradictions entre les nécessités de répondre aux grands objectifs portés par le niveau national ou régional et la prise en compte des besoins et des pratiques qui sont à l'oeuvre sur les territoires infrarégionaux (départements ou infra départementaux).

La délégation départementale est composée de :
- Une direction (directeur, directeur adjoint)
- 5 départements métiers (affaires transfrontalières, autonomie, offre de soins, santé environnementale, animation territoriale et prévention)

Le conseiller défense, placé sous l'autorité hiérarchique du responsable du service zonal de défense et de sécurité, est en lien fonctionnel avec le directeur de la délégation départementale.

Rattaché(e) au Directeur départemental du Nord, l'Assistant(e) de Direction départementale est particulièrement en charge de:

MISSION 1 : ASSURER L'ACCUEIL TELEPHONIQUE
· Réceptionner et orienter les appels
· Mettre à jour les fichiers de contacts de la direction

MISSION 2 : ASSURER L'ORGANISATION DES REUNIONS
· Gestion de la logistique liée aux réunions (création de liens de visioconférence, gestion des salles de réunion, gestion des listings de présence et lien avec l'accueil, gestion des places de parking)
· Lancement des réunions en visioconférence, accueil des participants sur site
· Gestion et suivi des déplacements en lien avec le chauffeur

MISSION 3 : GERER LES AGENDAS DU DIRECTEUR ET DU DIRECTEUR ADJOINT
· Prise de rendez-vous, mise à jour des outils partagés, suivi du protocole pour les inaugurations (carton d'invitation, déroulé)
· Préparer et organiser les rendez-vous de l'agenda : demande et suivi des éléments de langage pour la préparation des dossiers

MISSION 4 : GERER LE COURRIER ET LES MESSAGERIES FONCTIONNELLES
· Gestion du courrier entrant (vérification et ventilation) et du sortant
· Gestion des boîtes fonctionnelles
· Gestion des parapheurs issus des départements (suivi, enregistrement, modifications éventuelles)

MISSION 5 : CONTRIBUER A LA GESTION DES AFFAIRES SIGNALEES
· Assurer, via les outils dédiés, le suivi des affaires signalées (corrections éventuelles des courriers avant envoi) et le respect des délais

MISSION 6 : PARTICIPER A LA CONTINUITE DE SERVICE ENTRE ASSISTANTE DE DIRECTION AU SEIN DE LA DELEGATION DEPARTEMENTALE EN FONCTION NOTAMMENT DES URGENCES