Gestionnaire de l'Offre de Formation - Ftlv H/F - 59

Missions du poste

Sous la responsabilité du responsable administratif du service des formations tout au long de la vie, l'agent participe à
la gestion administrative et financière de l'activité des formations professionnelle (formation continue et alternance (hors apprentissage)).

Il assure la gestion administrative, pédagogique et logistique des formations continues proposées par la FSJPS, depuis l'accueil des publics jusqu'au suivi des parcours et la production des documents (devis, contrat de formation, facture...). L'agent garantit l'application des procédures réglementaires de l'université, tout en assurant un accompagnement adapté aux publics adultes en reprise d'études.

Activités principales et associées

- Accueillir, informer et orienter les candidats et les apprenants (téléphone, mail, présentiel).
- Conseiller et accompagner les candidats et stagiaires de formation continue;
- Établir les devis des formations
- Suivre les inscriptions administratives et pédagogiques, en lien avec les services de scolarité logiciels APOGEE, ADE, SDS, eCandidat, Word et excel).
- Assurer le suivi des feuilles d'émargement.

- Mettre à jour et suivre les dossiers administratifs des stagiaires financés (employeurs, OPCO, Pôle emploi, CPF, contractualisation...).
- Alimenter les outils de suivi : logiciels de scolarité, tableaux de bord, bases internes
- Assurer l'interface avec les services internes de la composante et la Direction de la Formation Professionnelle
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion, mettre en forme des documents
- Gestion des conventions de stage des stagiaires FC
- Se tenir informer de la réglementation
- Alimenter et mettre à jour la base client (FCA Manager et SIFAC)
- Transmettre les dossiers à l'Agence comptable
- Suivre l'état d'avancement des dossiers (Prise en charge, encaissements et rapprochements par l'Agence comptable)
- Gérer l'exécution financière des contrats et conventions de formation professionnelle
- Contribuer à la communication des formations continues (brochures, site, réunions d'information)
- Participer à l'amélioration continue des procédures internes
- Contribuer à la collecte des données nécessaires aux bilans, enquêtes, audits et rapports
- Appuyer ponctuellement l'organisation d'évènements pédagogiques ou institutionnels

La fiche de poste est susceptible d'évolution