Assistant de Direction H/F - 59

Votre mission

Adecco Lille Tertiaire recrute pour son client grande école lilloise dans le cadre d'une mission d'intérim suivi d'un CDI :
ASSISTANT DE DIRECTION H/F
Mission suivie d'un CDI

VOS MISSIONS
Organiser les réunions du Conseil d'Administration
Rédiger et diffuser les convocations aux réunions ;
Constituer les dossiers de réunion avec les ordres du jour en liaison avec la Direction ;
Établir la liste des présents ;
Préparer ou réserver la salle ;
Diffuser le compte rendu de la réunion aux intéressés ;
Procéder aux indemnisations en liaison avec le service comptable.

Assister et rendre compte à la Direction
Gérer les agendas de l'école, du Président et de la Directrice Organiser les déplacements ;
Organiser et assister le cas échéant aux réunions ;
Assurer l'accueil téléphonique de l'école ;
Rédiger et/ou reproduire les courriers et autres documents puis les transmettre aux intéressés ;
Afficher et diffuser les informations (tous types de diffusions) : Réceptionner le courrier et autres documents ; Mettre à jour les listings des parties prenantes ;
Préparer les statistiques annuels, documents comptables et budgets ; Établir les rapports d'activité annuels des services.

Préparer les documents en vue de leur traitement par le service comptable
Arrêter le calendrier mensuel avec la comptable et le diffuser ;
Vérifier, émettre le bon à payer et préaffecter comptablement les factures ;
Préparer les informations nécessaires au traitement comptable ;
Préparer et mettre à jour les ordres de virement.

Piloter certaines charges des ressources humaines
Administrer les chèques déjeuners (préparation des commandes, suivi mensuel et individuel, remise) ;
Gérer les demandes des mutuelles des nouveaux permanents (liaison avec l'organisme, centralisation et suivi des affiliations et des changements éventuels) ;
Suivre le présentéisme ;
Préparation des éléments de paie.

Administrer les archives
Classer et répertorier les informations à conserver ;
Communiquer les documents nécessaires aux instances professionnelles, CNB, FIF-PL, Barreaux notamment ou tout autre tiers autorisé ;
Procéder à l'archivage des documents traités ;

Contrôler les stocks et le matériel
passer les commandes et surveiller les aménagements des locaux ;
Effectuer des devis et comparaison de prix auprès des prestataires ;
Recevoir les représentants commerciaux ; Prendre contact avec les services techniques.

Votre profil

Profil et compétences requises :
· Minimum Bac +2/3 assistant.e de direction
· Une première expérience dans le domaine de la communication et/ou du droit
· Vous avez d'excellentes qualités rédactionnelles.
· Vous êtes à l'aise dans des milieux institutionnels.
· Vous avez le goût du travail en équipe.
· Vous savez être autonome, organisé(e) et polyvalent(e).
· Contrat de 35h/semaine, du lundi au vendredi
Vacances imposées : 2 dernières semaines de décembre ; dernière semaine de juillet et 3 premières semaines d'août.

A propos de nous

Premier réseau d'agences d'emploi en France, Adecco a développé un savoir-faire unique de proximité et met toutes ses compétences à votre service.
Nos équipes sont présentes sur tout le territoire, avec plus de 900 agences. Quel que soit le contrat que vous cherchez : CDI, CDD, Intérim, CDI Intérimaire, CDI Apprenant ou alternance, nos experts travaillent chaque jour, pour vous guider vers ce qui vous correspond. Dès maintenant, devenez acteur de votre vie !
Merci de postuler uniquement si vous êtes en mesure de vous présenter sur le lieu de travail à la date et à l'heure prévues, et si vous possédez, le cas échéant, un titre de séjour valide pour la durée de la mission. A défaut, votre candidature ne pourra pas être prise en considération. Merci par avance pour votre compréhension.