Assistant·e du Doyen des Assesseurs et du Directeur du Campus H/F - 59

Missions principales
- Assurer le secrétariat et l'assistance administrative, technique et logistique du.de la doyen.ne, des vice-doyen.ne.s, du.de la Directeur.rice des Services d'Appui et du.de la Directeur.rice Adjoint.e des Services d'Appui de la Faculté
- Participer à la mise en oeuvre de la vie institutionnelle de la Faculté (conseils, conseils restreints, commissions...)
- Participer aux opérations électorales de la composante (Conseils, Commissions, Instances, Départements...)
- Mettre en oeuvre les missions relevant du bureau des affaires institutionnelles : accords, conventions...

17 Conseils Pléniers et 19 conseils Restreints sur l'année universitaire 2023-2024
8 élections
34 délibérations

Activités principales et associées

Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en vérifier la conformité
Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure =
Gérer les plannings et les agendas de l'équipe de Direction, et des réunions des instances
Gérer le courrier, la messagerie
Appliquer des procédures de gestion
Gérer des bases de données, mettre à jour des indicateurs
Participer à la rédaction d'actes juridiques et de courriers
Suivre les différentes phases de procédures administratives et d'instruction des dossiers
Assurer le suivi des décisions et leur exécution
Participer à la veille juridique

Élaborer des fiches de procédures
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services internes et externes
Gérer les aspects logistiques
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Organiser le classement d'un fonds documentaire
Procéder à l'archivage des pièces administratives
Contribuer à la réalisation de tableaux de bord
préparer les séances du Conseil et des commissions facultaires (convocation des élus, listes d'émargement, documents préparatoires)
établir les relevés de décision, compte-rendu des conseils, relevés de décision des commissions formation et recherche
Participation aux processus électoraux