Assistant Administratif H/F - Institut Economie Scientifique Gestion
Assistant Administratif H/F
Institut Economie Scientifique Gestion · Lille - 59 · CDI
Les missions du poste
L'IÉSEG est une Grande École de Management, reconnue pour son excellence académique et sa dimension internationale. Avec un effectif de plus de 600 salariés permanents et 9000 étudiants répartis sur ses campus de Lille, Paris-La Défense et Montréal (Canada), l'IÉSEG est classée à la 26ème place des meilleurs Masters in Management au niveau international.
Rejoindre l'IÉSEG c'est :
- Intégrer une organisation engagée en matière de RSE, avec des valeurs fortes et un projet d'entreprise porteur de sens,
- Évoluer dans un environnement multi-culturel et en mouvement permanent,
- Accompagner le développement de l'école,
- Développer ses compétences.
L'IÉSEG recrute pour son Service de Gestion des Enseignants, sur le campus de Lille un(e) :
Assistant Administratif (F/H)
Le poste est proposé au sein du Faculty Affairs Office / Service de Gestion des Enseignants, dont l'objectif est l'accompagnement administratif auprès du corps professoral et les prestataires d'enseignement.
Les missions de l'équipe sont variées et incluent : le recrutement des professeurs (permanents et non-permanents), l'accueil des nouveaux professeurs, le suivi des dépenses des départements, l'organisation d'évènements/réunions de travail, le processus d'évaluation annuelle et la gestion de programmes de formation continue des professeurs et staff, la gestion de la facturation des prestataires d'enseignement.
80% des professeurs permanents étant internationaux, la communication interculturelle (et en langue anglaise) est au coeur des activités du service.
Vos missions :
Rattaché à la Responsable Adjointe du service, et au sein d'une équipe composée de 11 collaboratrices, vous aurez pour missions :
Contractualisation et facturation des prestaires d'enseignement :
- Envoi et suivi des contrats d'applications pour les prestataires d'enseignement
- Gestion des factures des prestataires d'enseignement
Gestion de remboursements des frais des intervenants :
- Gestion des remboursements des frais de déplacement, dans le cadre de la politique de l'école
- Approbation des demandes de réservation de déplacement inter-campus sur la plateforme dédiée
Assistanat auprès de Chefs de Département et Responsables de majeures :
- Organisation de réunions et teambuilding
- Collecte d'information, gestion de communications, prise de compte rendus en anglais et français
- Suivi de la charge d'enseignement d'enseignants
- Saisie de données et mise à jour de bases de données
Votre Profil :
-De formation Bac +2, vous justifiez d'une expérience d'un an minimum sur des missions liées à la gestion administrative, idéalement acquise dans un établissement d'enseignement supérieur ou dans un contexte international.
-Vous avez un très bon niveau d'anglais qui vous permet d'échanger oralement et à l'écrit avec un public international (ex : savoir rédiger des emails, des notes d'information, des compte-rendu de réunion en anglais).
-Vous maîtrisez le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint). Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques (ex : logiciels de gestion ou base de données) et de communication.
-Qualités recherchées : organisation, rigueur, autonomie, esprit d'équipe polyvalence, confidentialité, qualités relationnelles,. Vous faites preuve de réactivité, disponibilité et flexibilité. Vous savez gérer des interlocuteurs multiples, prioriser et gérer en parallèle plusieurs dossiers.
Ce que l'on vous propose :
-Une politique de congés avantageuse (33 jours par an + RTT)
-Des titres restaurants
-Un accord d'intéressement
-Un accord de télétravail
-Le remboursement des frais de transport à hauteur de 75%
Conditions du poste :
-Type de contrat : CDI
-Début de contrat : Poste à pourvoir pour le 4 janvier 2027
-Durée hebdomadaire de travail : base 35 heures (39h00 hebdo + RTT)
-Campus de Lille
Rejoindre l'IÉSEG c'est :
- Intégrer une organisation engagée en matière de RSE, avec des valeurs fortes et un projet d'entreprise porteur de sens,
- Évoluer dans un environnement multi-culturel et en mouvement permanent,
- Accompagner le développement de l'école,
- Développer ses compétences.
L'IÉSEG recrute pour son Service de Gestion des Enseignants, sur le campus de Lille un(e) :
Assistant Administratif (F/H)
Le poste est proposé au sein du Faculty Affairs Office / Service de Gestion des Enseignants, dont l'objectif est l'accompagnement administratif auprès du corps professoral et les prestataires d'enseignement.
Les missions de l'équipe sont variées et incluent : le recrutement des professeurs (permanents et non-permanents), l'accueil des nouveaux professeurs, le suivi des dépenses des départements, l'organisation d'évènements/réunions de travail, le processus d'évaluation annuelle et la gestion de programmes de formation continue des professeurs et staff, la gestion de la facturation des prestataires d'enseignement.
80% des professeurs permanents étant internationaux, la communication interculturelle (et en langue anglaise) est au coeur des activités du service.
Vos missions :
Rattaché à la Responsable Adjointe du service, et au sein d'une équipe composée de 11 collaboratrices, vous aurez pour missions :
Contractualisation et facturation des prestaires d'enseignement :
- Envoi et suivi des contrats d'applications pour les prestataires d'enseignement
- Gestion des factures des prestataires d'enseignement
Gestion de remboursements des frais des intervenants :
- Gestion des remboursements des frais de déplacement, dans le cadre de la politique de l'école
- Approbation des demandes de réservation de déplacement inter-campus sur la plateforme dédiée
Assistanat auprès de Chefs de Département et Responsables de majeures :
- Organisation de réunions et teambuilding
- Collecte d'information, gestion de communications, prise de compte rendus en anglais et français
- Suivi de la charge d'enseignement d'enseignants
- Saisie de données et mise à jour de bases de données
Votre Profil :
-De formation Bac +2, vous justifiez d'une expérience d'un an minimum sur des missions liées à la gestion administrative, idéalement acquise dans un établissement d'enseignement supérieur ou dans un contexte international.
-Vous avez un très bon niveau d'anglais qui vous permet d'échanger oralement et à l'écrit avec un public international (ex : savoir rédiger des emails, des notes d'information, des compte-rendu de réunion en anglais).
-Vous maîtrisez le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint). Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques (ex : logiciels de gestion ou base de données) et de communication.
-Qualités recherchées : organisation, rigueur, autonomie, esprit d'équipe polyvalence, confidentialité, qualités relationnelles,. Vous faites preuve de réactivité, disponibilité et flexibilité. Vous savez gérer des interlocuteurs multiples, prioriser et gérer en parallèle plusieurs dossiers.
Ce que l'on vous propose :
-Une politique de congés avantageuse (33 jours par an + RTT)
-Des titres restaurants
-Un accord d'intéressement
-Un accord de télétravail
-Le remboursement des frais de transport à hauteur de 75%
Conditions du poste :
-Type de contrat : CDI
-Début de contrat : Poste à pourvoir pour le 4 janvier 2027
-Durée hebdomadaire de travail : base 35 heures (39h00 hebdo + RTT)
-Campus de Lille
Le profil recherché
Experience: 1 An(s)
Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- SGBD
- Sens du relationnel
- Anglais
- Autonomie
- Excel
- Pack Office
- Word
- PowerPoint
- Facturation
- Réactivité
- Capacité d'adaptation
- Organisation de réunions
- Confidentialité
- Gestion administrative
