Assistant de Direction des Services Transverses H/F - ARELI

LES MISSIONS
- Organisationnel
Etre en alerte quant à la bonne coordination organisationnelle des différents missions et services de la DST et faire des propositions d'ajustement ou d'amélioration si nécessaire, Etre force de proposition sur les différentes activités relevant du périmètre d'intervention de l'assistant administratif.

- Pilotage des subventions de fonctionnement
Gérer les subventions de fonctionnement :
o Répondre aux appels à projets (Etat, Conseils départementaux, ARS, fondations, intercommunalités, villes, caisses de retraite, CAF, etc.),
o Gérer les délais,
o Rédiger et mettre en forme des projets et bilans, éventuellement à partir des éléments fournis par l'équipe lorsqu'il s'agit de projets mis en oeuvre sur les résidences en fonctionnement,
o Assurer le suivi administratif et financier en lien avec la Direction Ressource et la Direction des Services Transverses.
Optimiser les demandes de financement en :
o Organiser et participer aux rencontres avec les partenaires financiers,
o Etre à l'écoute des différents changements politiques liés aux subventions auxquelles l'Association émarge,
o Rechercher, diversifier, et faire le lien entre les objectifs des projets menés et les différentes demandes de subventions possibles.

- Rédactionnel, mise à jour de données, et suivi de dossiers
- Rédiger des supports de communication internes. Etre force de proposition dans l'élaboration des outils de communication
- Recueillir les informations et actualiser les documents professionnels et réglementaires (mise à jour du livret d'accueil résident, organigrammes, procédures.)
- Calculer et mettre à jour dans l'outil de gestion les tarifs des résidences dans les délais impartis et participer, en lien avec les services gestion locative, comptabilité et informatique, à la régularisation des charges des résidences locatives.
- Intégrer et mettre à jour les documents supports de l'outil de gestion (contrat d'occupation, bail, courrier type...)
- Assurer le traitement dans les délais impartis des différentes enquêtes auxquelles sont soumises les activités de la Direction des Services Résidentiels (OPS, SRU, SLS, RPLS, Selfy.).
- Gérer l'enquête de satisfaction réalisée auprès des résidents et locataires et traiter les résultats de cette enquête.
- A échéance définie, procéder au quittancement des loyers et redevances de l'ensemble des résidences, procéder également aux remboursements des dépôts de garantie, aux virements et aux différentes tâches concernant la gestion des allocations logement..

- Relève et suivi d'indicateurs
Suivre l'activité de l'association via des indicateurs définis par les différentes Directions et fournir, à échéance régulière, un rapport de ces indicateurs.

-Suivi de la qualité de l'association
Assurer l'organisation, le classement, le suivi et la diffusion des procédures et documents de qualité de l'association.
Participer au suivi des actions d'mélioration continue pour en faciliter l'organisation.
- Assistance et représentation de le Direction des Services Transverses (DST)
L'Assistant de direction peut se voir confier le pilotage de projets spécifiques ou représenter Aréli en réunions internes/externes, par délégation du Directeur des Services Transverses.

- L'Assistant de direction pourra remplacer l'Assistant administratif de l'accueil lors de périodes d'absence à l'accueil de l'Association : accueil physique et téléphonique, gestion du courrier.

Cette liste de tâches n'est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction des projets portés par la Direction des Services Transverse et des besoins de l'Association.

Experience: 4 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.

• Conduite de projet
• Réalisation d'enquêtes de satisfaction
• Contrôle qualité
• Traitement du courrier
• Force de proposition