Secrétaire au Sein de la Circonscription de Lille 1 Lille 3 École Inclusive H/F - Rectorat de Lille

Le ou la secrétaire de circonscription est placé(e) sous l'autorité de l'inspecteur ou de l'inspectrice de la circonscription.

Missions et activités principales :

• Accueil physique et téléphonique du public (parents,enseignants, etc,);
• Travail de secrétariat : gestion de l'agenda de l'inspecteur ou de l'inspectrice, organisation de réunions, gestion du courrier et des courriels, saisie de documents, gestion de dossiers spécifiques en lien avec l'activité du service, préparation et suivi du plan d'inspection;
• Travail de gestion des absences et du remplacement des enseignants au travers de l'application informatique ARIA;
• Gestion administrative des personnels (création, suivi et mise à jour des dossiers) avec l'aide des outils informatiques de gestion des personnels (ARIA), suivi des affectations (AGAPE) et suivi des élèves (Base élève);
• Élaboration et mise à jour régulière des différents plannings de gestion et des réunions (respect des délais de transmission, suivi des enquêtes, etc.).
• Relations avec les interlocuteurs institutionnels (DSDEN, circonscriptions du 1er degré, établissements scolaires du 1er et 2nd degrés, administrations publiques et collectivités locales), les "usagers" de l'école (parents d'élèves, etc.);
• Assurer la continuité du service public de l'Éducation.

• Compétences relationnelles : une pratique assurée de l'écoute empathique est indispensable;
• Bonne connaissance des outils bureautiques et logiciels courants;
• Savoir faire preuve de discrétion, de réserve, de loyauté et de disponibilité;
• Être capable de prioriser l'information et les tâches;
• Capacités d'adaptation et d'anticipation des la gestion des dossiers;
• Être rigoureux (se), organisé(e), curieux(se) et à l'écoute.
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, ...).

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Rigueur et méthode
• Word
• Traitement du courrier