Assistant·e Administratif·ve et Facturation - Conseil Departemental du Nord H/F - Conseils départementaux

Le laboratoire est un service du département du Nord intervenant dans deux secteurs d'activités :

- La santé animale : analyses sérologiques, bactériologiques, parasitologiques ....
- L'hygiène alimentaire : analyses chimiques et microbiologiques.

Au sein de la Direction Générale Adjointe Solidarité Territoriale et sous l'autorité du responsable de l'équipe administrative, vous participez à la gestion administrative, la facturation, l'accueil téléphonique et physique des usagers du Laboratoire, clients, fournisseurs. Vous êtes le responsable de la régie de recette.

Savoir faire

Accueil physique et téléphonique
- Recevoir et orienter les demandes des clients du laboratoire
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon les caractères d'urgence ou priorité

Gestion des prélèvements
- Réceptionner des colis et des prélèvements
- Recueillir et enregistrer les échantillons
- Préparer des prélèvements avant leur acheminement dans les locaux techniques


Instruction des dossiers administratifs et comptables
- Gérer les éditions, préparations des bulletins pour signature, les transmissions aux tiers destinataires ;
- Transmettre les échantillons vers les laboratoires tiers
- Assurer la gestion et la facturation des analyses ;
- Exécuter les tâches comptables dans le respect des obligations de la fonction publique : engagements, liquidations.

Planification et suivi
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions

Instruction des dossiers et application de procédures
- Appliquer des procédures administratives
- Renseigner des documents de suivi
- Vérifier la conformité des pièces et des dossiers

Traitement des dossiers et saisie de documents
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Rédiger des notes synthétiques

Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Gérer l'archivage physique et électronique des missions et documentations de la direction

Savoirs

- Logiciels de bureautique
- Notion d'organisation et de gestion du temps de travail
- Procédures du service
- Logiciels de bureautique
- Procédures administratives

Savoir faire

Compte-rendu d'activité
- Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
- Participer au travail de l'équipe et aux réunions
- Rendre compte du travail effectué et des conditions d'intervention
- Faire preuve de discrétion professionnelle à l'égard des informations recueillies
- Collaborer au travail d'équipe dans le cadre du projet de la structure
- Organiser le travail en transversalité (interservices)

Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail (HSST)
- Prendre connaissance et appliquer les consignes HSST



Savoirs

- Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
- Organigramme de la collectivité
- Technique et outils de gestion de l'activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
- Règles et consignes de sécurité
- Principes de la communication écrite et orale




Savoir - être


- Faire preuve de réserve et de discrétion
- Faire preuve d'esprit d'équipe, de capacité à coopérer
- Savoir faire preuve de réactivité
- Etre rigoureux
- Savoir gérer son temps et organiser ses priorités
- Savoir organiser son travail
- Accepter les contraintes liées à la nécessité de continuité de service public

• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Facturation
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Réalisation d'organigrammes