Adjoint au Chef du Bureau des Examens Post-Baccalauréat H/F - Rectorat de Lille

Le Département des examens et concours (DEC) de l'Académie de Lille a en charge l'organisation des examens de l'enseignement scolaire et du post-baccalauréat, ainsi que les concours académiques et nationaux suivants : le DNB, le CFG et le DELF les diplômes de l'enseignement aéronautique les diplômes professionnels de niveaux 3 et 4 : baccalauréat professionnel, CAP, BP, CS et BMA les baccalauréats général et technologique les BTS, les DCG, les diplômes de l'éducation spécialisée ainsi que le DTS IMRT les certifications en langues vivantes les concours des personnels enseignants, de direction, d'inspection et d'orientationLe DEC se compose d'une direction, de 7 bureaux en charge des examens et des concours, d'un bureau en charge de la VAE et des aménagements, d'un bureau des affaires financières et de la reprographie. Une centaine de collègues en charge de l'organisation des examens et des concours pour environ 170000 candidats et de 2200 candidats des centres étrangers.Le poste à pourvoir est le poste d'Adjoint au chef de bureau (BTS, Diplômes comptables supérieurs, Diplômes de l'éducation spécialisée, Diplôme de technicien supérieur IMRT...).Le bureau est piloté par le chef de service, assisté d'un adjoint et de 10 gestionnaires répartis en pôles : BTS tertiaires BTS industriels DCG, éducation spécialisée, VAE
L'adjoint(e) du bureau des examens post-baccalauréat assure les missions suivantes:Assurer le bon déroulement de la session d'examens dans le respect de la réglementation, du calendrieret des contraintes organisationnelles internesVeiller au respect du calendrier national et des contraintes organisationnellesContribuer au suivi de l'organisation des sessions d'examens des BTS, des diplômes comptables supérieurs, des travailleurs sociaux (DEES, DEETS, DEME), du diplôme d'état de conseiller en économie sociale familiale, du diplôme national des métiers d'art et du design et du Diplôme de technicien supérieur IMRT de l'académie de Lille et des académies qui lui sont rattachéesPrévenir à chaque stade de l'organisation tout incident qui pourrait remettre en cause les examensSuppléer le chef de bureau en son absence sur l'ensemble des dossiersVeiller à la maîtrise des risques et à la prévention des recours et contentieuxMettre en place des actions de communication en interne et externeContribuer à la veille réglementaireRendre compte de son activité au chef de bureauAvoir un rôle d'accompagnement des nouveaux agents sur les process et les logiciels métiersVeiller au respect du cadre horaire au sein du serviceSuivi des interventions (cabinet) en lien avec le chef du bureau et le secrétariat du DECGestion de l'examen (appréhender l'ensemble de l'activité du bureau et le calendrier annuel de travail) :Mettre en place les grandes étapes de la session : définition des calendriersGestion de quelques spécialités de BTS en appuiVeiller au bon déroulement des épreuvesVérifier la conformité des informations reçues par les partenaires institutionnelsSuivi financier :Travail de recherche des heures et services effectués par ces personnesSuivi des remboursements de frais de déplacement pour le bureauContribution à l'encadrement des gestionnaires:Accompagner et former les nouveaux agentsAccompagner les agents dans l'organisation de leur activité et dans l'anticipation des échéancesGestion des échanges avec les autres services:Services des ministères de l'éducation nation et de l'enseignement supérieur (DGESCO, DGESIP...)Suivi du CIFCommunication :Contribuer à la mise à jour des documents et des supports de communication partagésGérer les échanges avec les autres bureaux du DEC, avec les services du RectoratGérer les échanges avec les corps d'inspectionReprésenter le chef de bureau sur certaines thématiques

Connaissances: Système éducatif et ses enjeuxEnvironnement professionnelTechniques du domainePolitiques, dispositifs et procédures applicables aux examens et concoursAptitude à la rédaction et à la reformulationMaîtrise de l'outil informatique (formation interne pour appréhender l'utilisation de logiciels spécifiques)Compétences opérationnelles: Évaluer et anticiper des besoins, des prioritésApporter des réponses à des besoins spécifiquesTravailler en équipeAnimer et conduire des réunionsRéaliser des synthèsesDéfinir des procédures et des règles, les mettre en oeuvreCompétences relationnelles:Esprit d'équipeSens de l'organisationCapacité d'adaptationCapacité à gérer le stressRigueur / FiabilitéSens de la confidentialitéSens relationnel (faire preuve de tact et de diplomatie avec les partenaires institutionnels)Aptitude à l'encadrement et/ou à la conduite de projet:Capacité d'organisation et de pilotageAptitude à la conduite de projetsCapacité à déléguerCapacité à formerAptitude au dialogue, à la communication et à la négociationAptitude à prévenir, arbitrer et gérer les conflitsAptitude à faire des propositions, à prendre des décisions et à les faire appliquer

• Sens du relationnel
• Gestion du risque
• Analyse des performances financières historiques
• Conduite de projet
• Veille réglementaire
• Gestion des conflits
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation