Chargé de Mission Appui et Coordination Administrative au Sein de la Draio H/F - Rectorat de Lille

Ce poste est placé sous la responsabilité de la Déléguée de Région Académique à l'Information et à l'Orientation et de la cheffe du pôle administratif. Il est situé sur le site de Lille (hôtel académique rue de Bavay à Lille) et peut nécessiter des déplacements sur les deux sites.
Le chargé de mission exercera ses missions au sein du pôle administratif pour assurer des missions de coordination des dossiers et de demandes transverses sous la supervision de la cheffe du pôle administratif et de la DRAIO. Ces missions nécessitent une bonne connaissance des politiques éducatives et des enjeux(lutte contre les déterminismes, sécurisation des parcours des élèves,...).

Les missions et activités principales du poste sont les suivantes :

1 - Coordination administrative et suivi des dossiers :

- Gestion des flux d'information :
- Superviser la messagerie fonctionnelle de la DRAIO afin de garantir une coordination de qualité au sein du service et assurer une communication fluide des informations (traçabilité, priorisation, réactivité...). Traitement des demandes urgentes des autorités.
- Superviser l'organisation de la participation de la DRAIO aux différentes instances participatives et aux réunions stratégiques (réunions DCIO, IEN IO, Comités de pilotage...). Assurer la diffusion des documents et suivre l'organisation logistique des réunions ou événements du service.
- Élaborer ou actualiser les tableaux de bord pour le suivi des activités.
- Contribuer à la gestion des outils collaboratifs et à la diffusion de l'information sur les réseaux sociaux et académiques (articles, actualités, notes...). Veille sur les actualités du service et participer à l'élaboration de supports de communication (infographies, flyers...) si nécessaire.
- Planification anticipée :
- Contribuer à l'établissement de rétroplannings pour les opérations récurrentes en lien avec les chefs de pôle.
- Anticiper les périodes de forte activité. Planifier et anticiper la gestion des opérations et des dossiers et contribuer à une répartition équilibrée des tâches.

2 - Seconder la cheffe du pôle administratif sur les sujets administratifs et transverses de la DRAIO (RH, RGPD, CIF, logistique, contributions transverses) :

- Assurer le suivi administratif courant du pôle (gestion des dossiers, classements, archivages) ainsi que le respect des procédures internes. Proposer des améliorations.
- Contribuer à la sécurisation des circuits de validation en participant à la formalisation des circuits de validation au sein de la DRAIO et avec le SGRA ou les académies. Contribuer à la cohérence des messages diffusés en interne et en externe.
- Faciliter l'accueil des nouveaux arrivants par la mise à jour des documents à remettre et des informations à communiquer (modèles de région académique, annuaires,...).
- Traiter les urgences relatives aux demandes de contributions émises par les autorités et assurer un suivi coordonné des contributions transverses.

3 - Suivre le futur projet de réorganisation du service et du réseau inf

Cet emploi nécessite des compétences professionnelles avérées, en particulier : loyauté, rigueur, aptitudes au travail en équipe, capacité à accompagner le changement et favoriser l'innovation. Forte capacité de travail et d'adaptation. Excellente connaissance des politiques éducatives, de leurs partenaires, de leurs évolutions et des réformes éducatives mises en oeuvre. Des qualités relationnelles, impliquant un grand sens de l'écoute, une capacité d'organisation sans faille et des aptitudes rédactionnelles sont indispensables.Savoir-faire :Savoir prendre rapidement la mesure d'un dossier et être capable d'identifier sa complexité et tous ses effets, tant dans sa préparation que dans sa mise en oeuvre.Être réactif et savoir organiser des réponses rapides à des demandes urgentesDisposer d'excellentes capacités rédactionnelles, savoir adapter un écrit à son interlocuteurMaîtriser les outils bureautiques et numériquesSavoir-être :Sens des relations humaines et du travail en équipe, sens de l'écouteDiscrétion et respect des règles de confidentialitéRigueur et sens de l'organisation et de la méthodeCréativitéDisponibilitéLoyauté à l'égard de l'institution et sens du service public

• RGPD
• Sens du relationnel
• Créativité
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Infographie
• Compétences rédactionnelles
• Réactivité