Agent d'Accueil Polyvalent - Conseil Departemental du Nord H/F - Conseils départementaux

Sous l'autorité de votre responsable, vous accueillez, orientez, renseignez le public. Vous représentez l'image de la collectivité auprès des usagers.Une polyvalence vous sera demandée pour des missions de collecte et de distribution du courrier. Vous pourrez être amené à renforcer l'équipe du standard pour la réception et l'orientation des appels téléphoniques.Relations professionnelles : Internes- Relations fréquentes avec l'ensemble des servicesExternes- Contacts directs et permanents avec le public- Relations avec des fournisseurs- Relations avec d'autres collectivitésObligations du poste :Permis B souhaitéAmplitude d'ouverture de 8h00 à 18h00 du lundi au vendrediTenue correcte exigéeConditions particulières :- Travail en guichet d'accueil- Fonctionnement sur 2 horaires avec changement hebdomadaire- Peut être amené à travailler le weekend (notamment en période électorale)- Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public- Polyvalence au sein de l'équipe (voir activités spécifiques)

ACTIVITES/COMPETENCES TECHNIQUES Savoir faireAccueil physique et téléphonique du public- Accueillir le public avec amabilité- Prendre des messages- S'exprimer clairement et reformuler les demandes- Favoriser l'expression de la demande- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques- Appliquer les règles de communication et de protocole- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous- Mettre en relation des correspondants- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence- Conserver neutralité et objectivité face aux situations- S'adapter aux publics de cultures différentes- Adapter son intervention aux différents publics- Gérer un système de mesure de la fréquentation- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès- Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activitéRenseignement et orientation du public- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence- Présenter des documents d'information et de communication- Gérer un planning de réservation- Orienter vers les personnes et services compétents- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivitéGestion et affichage d'informations- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations Savoirs - Techniques d'accueil, règles de communication- Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet- Techniques de régulation- Techniques de communication téléphonique- Caractéristiques des publics- Règlements intérieurs- Techniques de médiation et négociation- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)- Techniques de capitalisation et de classement de documents- Techniques de recherche d'information- Techniques de gestion de planning- Procédures de transmission des demandes- Droits et obligations des usagers

• Médiation
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Prise de note
• Capacité d’adaptation