Gestionnaire AdministratifTive H/F - Service Public

1) Gestion administrative et appui au fonctionnement du site

- Recevoir, orienter, informer les différents publics du site de Nanterre (élèves, intervenants, partenaires et visiteurs).
- Assurer la gestion courante du site et le secrétariat de direction (tenue des agendas, préparation des réunions, gestion des mails, organisation de déplacement...)
- Assurer le suivi administratif des conventions, contrats, partenariats et autres dossiers transversaux nécessaires au fonctionnement du site en lien notamment avec les services de l''université et les services financiers de l'institut.

2) Gestion des ressources humaines de proximité

- Participer aux opérations de rentrée et de sortie des promotions
- Assurer un rôle de correspondant RH de proximité pour les élèves affectés sur le site de Nanterre en lien avec le SG de l'institut (absences, arrêts maladies, retenues sur salaire...).

3) Gestion financière et suivi des frais de déplacement

- Instruire et suivre les frais de déplacement des élèves, intervenants et agents du site de Nanterre (via l'outil GFD et lien avec l'agent comptable pour la mise en paiement)
- Assurer la transmission des documents et informations financières vers le SG de l'institut

- Participer à l'identification des besoins des services, établir des devis et assurer un suivi des prestations (service fait)

Participer au suivi des dépenses et des commandes, à la production des tableaux de suivi.

4) Gestion et suivi des événements, temps forts sur le site de Nanterre

- Contribuer à l'organisation et à la coordination logistique des activités du site de Nanterre, notamment les rentrées de promotion, les réunions, les événements partenariaux...
- Assurer un suivi des moyens généraux, des équipements et des espaces de travail afin de garantir des conditions d'accueil adaptées aux élèves, intervenants et agents.
- Participer à la continuité de service en apportant un soutien aux autres services et à l'assistant logistique en cas de besoin.
Le cas échéant, il ou elle sera amené(e) à effectuer d'autres activités dont le contenu est défini par la secrétaire générale.

Connaissances : Environnement administratif institutionnel/Droit Réglementation/Connaissance du décret et des procédures GBCP/Réglementation des frais de déplacement dans la fonction publique d'Etat

Savoir-Faire : Savoir planifier et organiser sa charge de travail / Savoir effectuer une recherche réglementaire ou documentaire/Appliquer des procédures et des règles administratives / Qualités rédactionnelles : niveau maîtrise / Bureautique : maîtrise de Word et Excel, Adobe, messagerie...)

Savoir-Etre : Savoir s'adapter et se positionner dans son environnement en bi -site/ Adaptabilité dans un contexte d'évolution / Travail en autonomie en rendant compte de manière formalisée / Avoir le sens de l'initiative / Savoir analyser et synthétiser / Savoir écouter / Faire preuve de capacités relationnelles et de communication / Savoir travailler en équipe et en mode projet / Goût pour exercer dans une école de formation

• Autonomie
• Excel
• Word
• Pro-activité