Assistant Gpt Cabinet - Sdis du Nord H/F - Services départementaux d'incendie et de secours

L'assistant.e rattaché.e au Cabinet assure la gestion du secrétariat du DDSIS, DDA et Chef d'Etat Major :
Accueil téléphonique et physique
- Gestion des agendas
- Préparation des dossiers
- Enregistrement et ventilation des courriers
- Mise en forme de tout type de documents
- Gestion des parapheurs.
- Le poste requiert une forte disponibilité, une grande réactivité et une capacité d'adaptation permanente a+n de répondre aux impératifs de l'activité du Cabinet, notamment en période de gestion d'événements, de situations sensibles ou d'activités
institutionnelles nécessitant un engagement renforcé.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et par courriel
- Accueillir et orienter les personnes ayant rendez-vous ou réunion avec le DDSIS, le DDA ou le Chef d'Etat-Major (CEM). - Connaitre les outils de visioconférence pour mise en place - Filtrer les appel du DDSIS, duDDA et du CEM. Gérer les courriels du secrétariat du Cabinet.
Gérer la planification collective, les agendas, déplacements réunions
- Assurer la gestion et le suivi des agendas du DDSIS, DDA et CEM.
- Analyser et prioriser les sollicitations de rendez-vous en identifiant les enjeux, le contexte, les interlocuteurs concernés ainsi que les objectifs attendus.
- Adapter les arbitrages d'agendas en tenant compte du contexte social, institutionnel, politique et opérationnel. - Structurer et organiser les rendez-vous récurrents (hebdomadaire et mensuel) selon une logique d'anticipation et de planification semestrielle.
- Organiser les réunions de la Direction Départementale.
- Porter un regard quotidien sur l'organisation des agendas afin de garantir leur soutenabilité, leur réalisme et leur efficacité. Gestion administrative, technique, logistique du domaine concerné :
- Enregistrer et ventiler le courrier arrivé. Enregistrer et archiver le courrier départ.
- Gérer les parapheurs et notes mis en en signature.
- Classer et archiver les dossiers de la direction départementale (papier et numérique).
- Assurer un contrôle de premier niveau sur le contenu, la forme et la présentation des notes, courriers et documents soumis à la signature. Garantir une harmonisation des documents transmis à la Direction et à la Présidence.
- Faciliter la coordination entre la Direction, les groupements et les services du SDIS.
- Etre l'interlocuteur des services pour les questions d'organisation relevant du Cabinet.
- Contribuer à la qualité des relations internes et externes par une organisation rigoureuse et un suivi réactif des
demandes.
- A Maintenir un bureau de Cabinet organisé, fonctionnel et garantissant la confidentialité des
informations traitées. Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents.
Mettre en forme et valoriser des supports écrits :
- Préparer les dossiers du DDSIS et du DDA.
- Mettre en forme les documents du Cabinet pour mise en
signature.

Savoir-faire / habileté :
SF-Organiser l'arrivée et le départ des parapheurs et du courrier (enregistrement et suivi)
SF-Organiser le suivi du courrier (enregistrement, distribution,...)
SF-Organiser les déplacements du cadre ou du service
SF-Organiser méthodiquement son travail en fonction du planning et des consignes orales ou écrites
SF-Prendre des rendez-vous et gérer l'agenda du cadre ou du service

Savoir-être / attitudes :
SE-Capacité d'adaptation
SE-Gérer la pression et le stress
SE-Réserve et discrétion
SE-Réactivité
SE-Rigueur et organisation

Connaissances :
CO-Organisation et fonctionnement du SDIS
CO-Règles de mise en page/forme
CO-Standard téléphonique
CO-Techniques de classement informatique et papier (en fonction du service ou de la direction)

• Gestion de l'emploi du temps
• Ventilation
• Rigueur et méthode
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Capacité d’adaptation