Office Manager H/F - Fédération des acteurs de la solidarité

> Qui sommes-nous ?
Rejoignez une équipe engagée au service de la solidarité ! La Fédération des acteurs de la solidarité Hauts-de-France rassemble et accompagne les associations luttant contre les exclusions et pour l'accès aux droits. Notre mission : agir pour une société plus juste et plus solidaire.> Vos missions
En tant qu'Office Manager, vous serez le-a pilier administratif, organisationnel et logistique de la Fédération. Rattaché-e à la direction, vous contribuez activement à la fluidité des processus et à la mise en oeuvre du projet associatif.

> 5 domaines clés :

1. Gestion administrative, comptable et organisationnelle (50%)
- Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier et des mails.
- Suivi comptable : trésorerie, facturation, paiements, gestion des adhérents et cotisations.
- Organisation des instances (réunions, assemblées générales) et événements.
- Appui logistique à l'équipe et aux bénévoles (mandats, organisme de formation)

2. Appui à la direction (20%)
- Gestion d'agendas, déplacements et dossiers administratifs.
- Participation à la gestion RH : recrutement, paie, QVT, obligations légales.
- RGPD : mise en place d'une politique de gestion des données (registre des traitements, sensibilisation).
- Proposition d'améliorations pour optimiser outils et pratiques.

3. Logistique (10%)
- Gestion du parc informatique (serveur, sauvegardes).
- Achats responsables : stocks, courses, fournitures, négociation des contrats fournisseurs.
- Coordination de l'entretien des locaux et matériels.

4. Transformation numérique & Collaboration (10%)
- Formation et support aux outils collaboratifs (Teams, SharePoint, OneDrive).
- Création de modèles, tutoriels et supports pratiques.
- Automatisation des processus (Airtable, Make) et veille cybersécurité.

5. Communication & Valorisation (10%)
- Animation des réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Instagram) et newsletters.
- Mise à jour du site internet (WordPress) et création de supports (Canva).
- Contribution à la stratégie de communication.

> Profil recherchéFormation & Expérience
- Bac +2/3 en gestion administrative, assistant-e de direction ou équivalent (BTS SAM, BTS GPME, BUT GEA, licence pro.).
- Expérience appréciée dans le secteur associatif, l'ESS ou le social.

> Compétences clés
- Maîtrise du Pack Office et Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint).
- Organisation, rigueur et gestion des priorités.
- Aisance relationnelle, sens du service et discrétion.
- Autonomie, réactivité et polyvalence.
- Intérêt marqué pour les outils numériques, l'innovation et l'amélioration continue.

> Pourquoi nous rejoindre ?
- Impact social fort : contribuez à un projet porteur de sens.
- Équipe bienveillante et engagée.
- Environnement stimulant : participez à la transformation et à l'amélioration continue.
- Formation et intégration : parcours d'onboarding prévu.

> Conditions & Avantages
- Lieu : Lille (déplacements ponctuels en région et national).
- Contrat : CDI - Temps plein.
- Télétravail : possible après période d'intégration.
- Rémunération : entre 2 500 € et 2 560 € brut/mois (CCN 51 - coefficient 409) + prime décentralisée.
- Transports : forfait mobilité durable + prise en charge à 50 % des transports en commun.
- Autres : reprise d'ancienneté selon convention, comité d'entreprise mutualisé.

> Modalités de candidature
- Date limite : 5 juin 2026.
- Envoyez CV + lettre de motivation à :
Tiffany THIROLLE - Déléguée régionale
****@****.**

Entretiens : en présentiel à Lille les 11, 12 et 15 juin 2026.

Lieu du poste : En présentiel

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Normes rédactionnelles,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Définir une stratégie de communication,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser et contrôler un approvisionnement,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Réaliser une veille documentaire,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques,Organisation, rigueur et gestion des priorités,Maitrise du pack office,Autonomie, discrétion et réactivité

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

• Outlook
• Facturation
• Traitement du courrier