Les missions du poste
Liaisons hiérarchiques :
- Directeur Général du GRADeS Inéa
- Directeur du pôle « Administration Générale »
Liaisons fonctionnelles :
- L'ensemble des personnels du GRADeS Inéa
- L'ensembles des adhérents du GRADeS Inéa (établissements de santé,
- tutelles, médecins libéraux...)
- L'Agence Régionale de Santé des Hauts-de-France (ARSHF) et autres institutions partenaires...
L'Assistant(e) Comptable est polyvalent(e) et peut intervenir indifféremment sur des tâches administratives et comptables. Il/Elle assure principalement le traitement de la chaîne
comptable du GRADES.
Il/Elle exerce en sus des activités de secrétariat diversifiées qui couvrent toutes les fonctions de l'entreprise et participe à l'accueil et à la gestion de la permanence des locaux.
Il/Elle est l'interlocuteur(trice) des partenaires internes (Directeur, Secrétaire Générale, Directeurs de pôles, collaborateurs...) et externes (membres, fournisseurs, administrations,
cabinet comptable...).
Tâches principales :
Comptabilité
- Enregistrement des opérations comptables en s'assurant de leur fiabilité
- Relations et suivi avec les organismes sociaux, fiscaux et bancaires
- Suivi des paiements, relance des impayés
- Réalisation et suivi des bons de commande
- Gestion des litiges clients/fournisseur en collaboration avec le(s) directeur(s) de pôle
- Enregistrement et traitement des factures des fournisseurs
- Contrôle et émission des factures auprès des clients (membres, organismes tutélaires)
- Suivi des paiements, relance des impayés
- Organisation et classement des documents comptables
- Elaboration de la Clôture comptable en collaboration avec le pôle Administration Générale
Accueil
Accueil, orientation téléphonique et physique des prestataires, des fournisseurs, des
membres, du personnel et de la direction, des partenaires institutionnels
Secrétariat
- Réception et accueil téléphonique ;
- Gestion du courrier : réception - distribution - préparation affranchissement - publipostage - envoi ;
- Rédaction de courriers, comptes-rendus, rapports, documents d'information et procédures ;
- En appui de l'organisation de réunions : convocation, réservation de salle, préparation de salle, préparation café, accueil participants, remise en état de la salle (hors évènementiel) ;
- Tri, classement et archivage des documents ;
- Mise à jour de l'outil de travail collaboratif (SharePoint) ;
- Réactualisation et suivi des listings (liste établissements, liste de diffusion).
Le profil recherché
Prérequis :
- BAC PRO et/ou Bac +2 avec expérience professionnelle validée en comptabilité
- Débutant(e) accepté(e)
Compétences techniques :
- Techniques de secrétariat et d'accueil téléphonique
- Maîtrise des logiciels bureautiques : Word, PowerPoint, Excel (niveau confirmé), des logiciels comptables
- Connaissance du plan comptable
- Organisme soumis à la gestion de comptabilité publique (Logiciel ELAP-Finances)
Compétences transverses :
- Sens de l'organisation, rigueur, discrétion
- Sens de l'accueil
- Polyvalence
- Sens des responsabilités, sens de l'initiative dans son domaine de compétence
- Capacité d'adaptation et d'évolution
- Capacités rédactionnelles
- Esprit de synthèse
- Dynamisme et motivation
- Esprit d'équipe, diplomatie
Compétences requises
- Excel
- Recouvrement