Assistant de Direction pour la Deta H/F - Gip Maison Dep Personnes Handicapees

Au sein de la DGA Autonomie, la Direction des Équipes de Territoire Autonomie met en oeuvre la politique départementale en faveur des personnes âgées et des personnes en situation de handicap, en lien avec les pôles territoriaux MDPH, les pôles autonomie et les services centraux.
Missions
Sous l'autorité du (de la) directeur(trice) et du (de la) directeur(trice) adjoint(e), vous assurez le soutien administratif, organisationnel et opérationnel de la direction afin d'optimiser la gestion de son activité et faciliter la prise de décision.
Vous assurez donc l'organisation et la coordination du secrétariat en lien avec les autres assistantes, l'interface et la communication, le suivi et le reporting.
A cet effet, vous serez amené(e) à un suivi périodique des dossiers abordés en réunion, à préparer les ordres du jour et piloter les réunions, préparer les fonds de dossiers notamment pour les rencontres avec les Vices-Présidents et la Direction Générale Adjointe Autonomie, impulser et travailler à l'amélioration des techniques et pratiques avec les interlocuteurs concernés dans les 12 pôles en territoires et avec les services centraux. L'assistant(e) de direction a également pour mission d'assurer la formalisation et le pilotage des réponses aux sollicitations des usagers (courriers et rarement appels téléphoniques) en lien avec la hiérarchie.
Activités principales
-Accueil téléphonique et gestion des agendas de la direction :
assurer l'accueil téléphonique du secrétariat, filtrer et orienter les appels, hiérarchiser les demandes. Gérer et coordonner les agendas du/de la directeur(trice) et du/de la directeur(trice) adjoint(e).
-Organisation et coordination du secrétariat :
coordonner l'activité du secrétariat de direction en lien avec les assistantes des pôles, assurer l'interface et la circulation de l'information entre les interlocuteurs internes et externes.
-Préparation, organisation et suivi des réunions :
préparer les ordres du jour, constituer les fonds de dossiers, organiser la logistique des réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions.
-Suivi des dossiers et reporting :
assurer le suivi périodique des dossiers traités en direction, effectuer les relances nécessaires, veiller au respect des délais et assurer le reporting auprès de la hiérarchie, avec un rôle d'alerte sur les situations sensibles.
-Rédaction et fiabilisation des documents administratifs :
rédiger, mettre en forme, relire et sécuriser les documents et courriers administratifs, assurer le suivi des parapheurs.
-Amélioration des pratiques du secrétariat :
contribuer à l'amélioration continue des méthodes de travail, outils et process du secrétariat de direction.
-Coordination des réponses aux sollicitations des usagers :
assurer la formalisation, le suivi et le pilotage des réponses aux sollicitations des usagers, en lien avec la hiérarchie.

Relations professionnelles
Relations régulières avec les services de la DGA Autonomie, les pôles territoriaux et autonomie, les directions départementales, les cabinets et secrétariats d'élus, ainsi qu'avec les partenaires institutionnels, prestataires externes et usagers.

Conditions d'exercice
Temps complet - Télétravail possible
Travail de bureau et déplacements ponctuels (permis B requis)
Respect des obligations de discrétion, de confidentialité et du devoir de réserve

Profil recherché
Maîtrise des techniques de secrétariat et de l'organisation administrative
Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Excellentes capacités rédactionnelles, rigueur et sens des priorités
Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers
Sens du service public, esprit d'équipe et adaptabilité

Merci d'adresser un CV accompagné d'une lettre de motivation.

Experience: 48 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques,Discrétion

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• Reporting
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Prise de note