Assistant de Gestion en Ufa - Lycée Hôtelier International de Lille H/F - 59

Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) de gestion, dynamique et polyvalent(e) pour rejoindre notre équipe pédagogique.

En tant qu'assistant de Gestion, en lien avec le Département Apprentissage du GIP FCIP, vous serez chargé d'assurer les opérations relatives au suivi des moyens nécessaires aux activités pédagogiques de l'UFA et de prendre en charge le suivi administratif et financier des actions liées aux mobilités internationales.

En tant qu'Assistant de Gestion, vous serez chargé en lien avec le service intendance de :

Gérer les moyens nécessaires aux activités pédagogiques liées aux apprentis, en lien avec les magasiniers :
- Assurer la gestion des commandes des fournitures pédagogiques nécessaires aux activités pédagogiques et en assurer le suivi
- Assurer le suivi des stocks
- Assurer le suivi administratif et comptable des ventes des objets confectionnés dans les magasins, le restaurant et l'hôtel pédagogiques et participer à la vente
- Participer à la saisie et au suivi des recettes et des dépenses du budget alloué au titre de l'apprentissage
- Garantir la saisie et la mise à jour régulière des données au sein des outils de suivi et des tableaux de bord.

Assurer la gestion administrative et financière des mobilités internationales des apprentis, en lien avec le Bureau des Relations Internationales
- Constituer, organiser et actualiser les dossiers administratifs et financiers des mobilités internationales des apprentis et des accompagnateurs (collecte des pièces, conventions, justificatifs, etc.)
- Gérer l'ensemble des étapes administratives des mobilités, en veillant aux documents, aux échéances, aux émargements et aux validations nécessaires
- Assurer le suivi des dépenses engagées dans le cadre des mobilités internationales
- Mettre à jour et alimenter les outils de suivi et les tableaux de bord relatifs aux mobilités internationales

Gérer les aides financières et matérielles destinées aux apprentis, en lien avec le personnel UFA
- Assurer la gestion administrative des aides aux apprentis dans le respect des conditions d'éligibilité
- Recueillir, vérifier et constituer les dossiers de demande d'aides, notamment pour le premier équipement, la restauration et l'hébergement
- Participer à la remise des équipements et au passage à la restauration scolaire
- Assurer la saisie et le suivi des dépenses liées aux aides dans l'outil de gestion et tableaux de bord
- Assurer le lien avec les services concernés pour le traitement et le versement des aides
- Effectuer un suivi régulier des dossiers et signaler toute anomalie ou tout retard

Contribuer au système de management de la qualité (SMQ - EDUFORM)
- Respecter les procédures qualité du service, en particulier pour les achats de fournitures pédagogiques
- Identifier et signaler les non-conformités lors des commandes ou livraisons, et participer à l'amélioration continue du processus d'achat