Assistant de Gestion H/F - 59

Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) de gestion, dynamique et polyvalent(e) pour rejoindre notre équipe pédagogique.

Dans ce rôle, vous serez responsable, dans le respect des procédures qualité du service, des missions suivantes :
- Contribuer, avec le DDFPT, à la planification des besoins en matériels et denrées nécessaires aux activités pédagogiques
- Veiller, avec le DDFPT, à la bonne anticipation des commandes afin de garantir le respect des délais et prévenir les ruptures d'approvisionnement
- Superviser, avec le DDFPT, le contrôle et le suivi des demandes des formateurs (édition des bons de commande, vérification et ajustement selon la nature et la quantité des produits demandés, en cohérence avec les objectifs pédagogiques)
- Effectuer les opérations de commande des produits nécessaires à l'activité pédagogique de l'UFA, via le logiciel spécialisé, en collaboration avec le magasinier
- Participer, avec le DDFPT, au choix des fournisseurs, des produits commandés et aux opérations de réassort en lien avec les fournisseurs, dans le respect des règles de traçabilité et de sécurité et avec rigueur et méthode
- Gérer le suivi des fournisseurs et contribuer au contrôle qualité des produits commandés
- Assurer la transmission des informations au magasinier de l'établissement concernant les besoins des formateurs (DBM), les bons de commandes établis, pour qu'il assure la réception, la préparation, l'organisation et la distribution des marchandises auprès des formateurs
- Veiller au respect des délais de livraison et alerter en cas de dérive ou de difficulté d'approvisionnement
- Contribuer à l'élaboration et à la mise à jour du tableau de bord de suivi des stocks, dans une logique prospective de gestion annuelle des achats, en lien avec l'évolution des formations au sein de l'UFA
- Contribuer au système de management de la qualité (SMQ - EDUFORM)
- Respecter les procédures qualité du service, notamment en matière d'achats pédagogiques et de suivi fournisseur
- Signaler les non-conformités constatées lors des commandes ou des livraisons et contribuer à l'amélioration continue du processus d'achat

Le volume des commandes est de l'ordre de 350000,00 € de denrées à usage pédagogique.

L'assistant a la charge de la vérification des encaissements des objets confectionnés représentant un volume de l'ordre de 300000,00 € par an.

Sa mission s'inscrit dans un environnement de livraisons régulières de denrées, aux volumes fluctuants et sur des plages horaires élargies, requérant une grande disponibilité, une implication durable et un sens affirmé des responsabilités.